A travers cet article, nous vous proposons quelques conseils pour bien arrêter les comptes annuels, en accélérant leur production tout en assurant leur fiabilité.
- Les ‘acteurs’
Il est très fréquent de considérer que la clôture annuelle est l’affaire de la comptabilité ou de la direction financière. C’est une erreur ! En réalité, la comptabilité est alimentée par les différents départements situés en amont, avec leurs propres outils.
C’est donc l’ensemble de l’entreprise qui est concerné, quelle que soit sa taille. Ne pas en tenir compte, c’est obliger le maillon final à ‘courir dans tous les sens’ pour récupérer tant bien que mal les éléments nécessaires. L’implication de la Direction Générale pour sensibiliser l’ensemble de l’entreprise aux enjeux de la clôture est donc essentielle.
- Les bonnes pratiques en matière de clôture des comptes
- Effectuer les analyses de comptes au fil de l’eau
Il est important d’effectuer tout au long de l’année les analyses, contrôles et inventaires comptables qui rendent le travail de fin d’exercice presque banal, et qui fait que les résultats sont déjà appréhendés, la clôture ne venant que confirmer les estimations préalables.
Tout au plus y a-t-il une tension un peu plus forte du fait des délais courts et de l’intervention des commissaires aux comptes (le cas échéant). C’est évidemment le reporting mensuel, complet et disséqué qui sert de support à cette organisation comptable rigoureuse.
Il s’agit d’identifier de manière formelle, par processus, les fournisseurs d’information, de leur expliquer les données nécessaires à la comptabilité, le format éventuel, le mode de transmission, et d’inventorier les difficultés possibles.
Les différents services opérationnels trouveront fréquemment des solutions qui n’avaient pas été envisagées par le service comptable. Ce travail d’inventaire réalisé, il reste à établir le planning dont le détail dépendra du niveau de performance de l'organisation.
Chaque clôture sera l’occasion de son amélioration.
Le planning de clôture doit constituer un véritable engagement de respect des délais et de qualité de l’information pour l’ensemble de l’entreprise.
Une réunion de préparation est souvent utile pour que les principaux acteurs puissent se rencontrer. Elle doit aboutir à l’appropriation par chaque responsable de sa partie de la clôture annuelle des comptes de l’entreprise.
- Formaliser les travaux : constituer un dossier de clôture
Une comptabilité bien tenue doit pouvoir être facilement contrôlée. Les documents établis à la clôture de l’exercice sont systématiquement examinés par un certain nombre de personnes, en particulier par les Commissaires aux comptes.
L’intérêt de tous est que les arrêtés de fin d’exercice soient appuyés par un ensemble de dossiers qui donnent une image claire et immédiate de la régularité et de la cohérence des comptes. Ces dossiers de clôture devraient être standardisés. Le temps passé à les constituer en fera gagner beaucoup plus par la suite.
Le dossier de clôture peut être constitué selon un modèle standard, en incluant la justification des principaux éléments du bilan et du compte de résultat. Il permet d’assurer la traçabilité des options prises dans la comptabilisation des opérations, les estimations effectuées et de retrouver facilement les documents justificatifs.
La confection du dossier de clôture peut être externalisée, gage d’une meilleure fiabilité.
Confiez nous le traitement complet de vos opérations comptables.
- Réduire les délais de clôture : quelques pistes
Afin d’optimiser le processus de clôture, nous avons résumé ci-après quelques pistes de réflexion :
- Décaler les arrêtés et conventions d’arrêtés : il s’agit de mettre en place la clôture des opérations à une date proche de la clôture. Par exemple, arrêter les ventes le 29 ou 30 et comptabiliser les ventes réalisées postérieurement sur la période suivante (tenir compte de l’importance relative).
- Utiliser des estimations : certaines charges ou produits peuvent être comptabilisés si l’estimation qui est faite est bien documentée et validée.
- Disposer d’un bon système d’information et l’optimiser afin de faciliter d’éventuels rapprochement et limiter les traitements manuels.
- Automatiser les écritures comptables quotidiennes et de clôture (abonnements, factures à recevoir…)
- Rendre unique autant que faire se peut la base de données comptable permettant d’éviter des réconciliations consommatrices de temps entre sources d’informations multiples,
- La préclôture annuelle : dans une perspective de réduction des délais de production et de communication de l'information financière, une préclôture, souvent réalisée une voire deux mois avant la date d'arrêté, s'avère être un exercice efficace et utile. Pour répondre au double objectif d'amélioration de la performance, rapidité des clôtures et fiabilité de l'information financière, une préclôture doit s'inscrire dans une démarche structurée, nécessitant une planification adéquate de sorte à :
- inscrire cette première phase comme une étape à part entière du planning de clôture,
- définir la nature et l'étendue des travaux qui lui sont spécifiques,
- déterminer les liens et la transition entre ces travaux et ceux relatifs à la clôture.
Une chose est certaine : La réduction des délais de clôture ne signifie en aucun cas une diminution de la qualité comptable. Au contraire !
Pour conclure, le maitre mot d’une clôture des comptes réussie est l’
ANTICIPATION.