Les prévisions de trésorerie s’imposent alors comme l’outil de pilotage par excellence car elles permettent d’anticiper d’éventuelles difficultés financières de l’entreprise et permettre une meilleure de décision.
Elles sont également particulièrement utiles pour optimiser les solutions de financement et de placement de l’entreprise, et réduire, de ce fait les charges financières et les coûts bancaires.
1. Risks associated with the absence of cash flow forecasts
Company directors and finance departments are used to managing cash on a day-to-day basis, and sometimes have to bear the financial costs of banking operations: exceeding ceilings, financial charges...
Failure to draw up short-, medium- and long-term cash flow forecasts can have damaging consequences for the company:
- Failure to meet commitments to partners ;
- High financial expenses
- Lack of visibility between collections and payment of supplier debts
- Failure to optimize potential cash surpluses (loss of opportunity)
- Anticipation of possible future difficulties, decision-making and information for partners (employees, suppliers, administration, etc.).
2. L’utilité des prévisions de trésorerie
Quelle que soit la situation et la taille de l’entreprise, l’utilité des prévisions de trésorerie est réelle. Si elle dispose d’excédents financiers, l’élaboration des prévisions de trésorerie devra permettre des gains d’opportunité. Si l’entreprise a des besoins importants, les prévisions lui permettront de réduire ses coûts.
As a result, cash flow forecasts are :
- un outil d’anticipation : elles constituent un outil de pilotage pour le management car elles permettent d’anticiper sur les éventuelles crise de liquidité et prévenir ainsi un état de cessation de paiements
- un outil d’optimisation :elles permettent au gestionnaire de sélectionner et négocier les solutions de financement et de placement qui conduiront à une réduction du coût de la dette et de services bancaires
3. The different types of cash flow forecasts
There are two types of forecasts:
- les prévisions sur la trésorerie à court terme : hebdomadaire, trimestriel par exemple. Elles peuvent servir à plusieurs fins. D’abord pour mettre en place les mesures d’ajustements techniques : organisation des règlements fournisseurs, mise en place des financements déjà autorisés, etc. Elles peuvent aussi constituer un très utile indicateur de gestion avancé.
- les prévisions de trésorerie à long terme : semestriel, annuel par exemple. La vision de la trésorerie sur le long terme doit permettre d’ajuster les dépenses de « développement » de l’entreprise à ses possibilités financières. Le travail prévisionnel sur la trésorerie est très important pour consolider les relations avec les partenaires financiers.
4. Les différentes étapes d’élaboration des prévisions de trésorerie
4.1 Information gathering
L’étape préalable dans l’élaboration des prévisions de trésorerie est la collecte d’informations telles que :
– operating and investment budget
- Le budget de trésorerie constitue la définition en termes de cash, du budget d’exploitation et d’investissement et de financement de l’entreprise.
- Ces budgets devront être mensualisés afin de permettre l’élaboration des prévisions de trésorerie.
– N-1 balance sheet
- Il est nécessaire de disposer du bilan de l’année précédente afin de positionner les encaissements et décaissements résultant des dettes et créances existant à la date de clôture
– Payment deadlinest. They are the key parameter in the construction of cash flow forecasts.
Il s’agira de recenser les délais de paiement des différents produits et charges de l’entreprise :
- customer receipts
- payment of purchases (local, foreign, with different payment terms)
- payment of wages
- payment of taxes
- payment of social security contributions
- other
Pour chacune de ces opérations, il conviendra d’obtenir tant les délais contractuels que les délais observés. La constitution d’un historique des encaissements et décaissements permettra de valider les prévisions qui seront élaborées.
– les autres éléments d’information
Enfin, il sera nécessaire de disposer des prévisions relatives à certains événements, tels que les augmentations de capital, distributions de dividendes, cessions d’actifs, remboursements d’emprunts, investissements importants…
4.2 Forecast construction
Le budget d’exploitation (tout comme la comptabilité) est établi sur la base des engagements de dépenses et de recettes, autrement dit des dépenses comptabilisées et du chiffre d’affaires réalisé.
The cash flow budget translates these commitments into cash receipts and disbursements, taking into account payment deadlines.
The cash flow budget can be built around four main components:
4.2.1 Cash receipts
À partir du budget d’exploitation mensualisé et des délais de règlement (théoriques ou observés), les encaissements prévisionnels seront construits selon la logique suivante :
- Invoiced sales are translated into cash receipts according to the terms of payment. It is also recalculated inclusive of VAT, since the amount received from the customer includes VAT (except in the case of VAT withholding).
- L’utilisation d’un délai de règlement moyen n’est possible que si les clients ont des conditions commerciales et des comportements homogènes. Dans le cas contraire, il conviendra de segmenter les ventes ; c’est le cas, par exemple, d’un même produit, vendu à crédit à des clients professionnels et vendu comptant à des clients particuliers.
- Il conviendra également de ne pas omettre de positionner, au titre des encaissements des premiers mois de l’année, le dénouement des créances figurant au bilan du 31 décembre N – 1, payées sur l’exercice suivant.
4.2.2 Operating cash outflows
Disbursement forecasts will be drawn up according to the same logic:
- Inclusion of debts shown on the balance sheet at 12/31/N - 1, such as trade payables, social security charges payable, taxes payable, etc,
- Disbursements determined on a VAT-inclusive basis, for expenses subject to VAT.
A few precautions should be taken:
- si des charges récurrentes (abonnements) ont été positionnés dans le budget d’exploitation (ce qui est fréquent car mensualisé), ils devront être supprimés. Par ailleurs, il conviendra d’être particulièrement vigilant au rythme de paiement de certaines charges telles que paiement du 13e mois ou de bonus aux salariés en fin d’année, paiement de loyer annuellement ou trimestriellement, paiement des charges sociales (mensuellement ou trimestriellement)..
- depreciation and amortization will be disregarded as they do not generate cash outflows.
Taxes and duties, such as VAT collected or deductible, relating to each cash inflow and outflow can be tracked separately.
4.2.3 The global budget as a management tool
A summary table is drawn up on the basis of the three budgets previously constructed. It also shows the bank position at the beginning and end of each month.
As with a financing plan, the cash flow budget is drawn up in 2 versions:
- an initial version, highlighting cash surpluses and deficits ;
- an «adjusted» version, taking into account the measures taken to cushion these surpluses and deficits (for example, setting up overdrafts, mobilizing receivables, etc.).
It's important to draw up cash flow forecasts on a rolling rather than static basis. In this way, the forecast cash inflow and outflow situation is adjusted at the end of the month to take account of actual cash flows. Unrealized forecasts (e.g. uncollected customer receipts) will be carried forward to the following month, and the cash balance adjusted accordingly.).
5. cash flow forecasting tools
La construction des prévisions de trésorerie se prête bien à l’utilisation de plusieurs outils connectés à votre comptabilité et à des données importées de votre suivi bancaire.
Forecasts of cash receipts and disbursements can be obtained from your accounting software, thanks to the correct setting of payment deadlines. Some software packages, such as Odoo, can help in this respect. These data will complement your sales and purchasing forecasts, taking into account payment deadlines.
Des outils comme Excel peuvent, avec une automatisation des calculs, aider à l’établissement des prévisions de trésorerie. Pour ce faire, il convient d’intégrer les prévisions d’exploitation dans un onglet spécifique et de calculer (par des formules appropriées) les mouvements de trésorerie correspondants.
De plus, la construction du tableau récapitulatif peut être totalement automatisée par récupération des tableaux d’encaissements et de décaissements.
Cet outil permet également d’effectuer de nombreuses simulations en faisant varier certains paramètres, tels que les délais de règlement par exemple.
Le contrôle des réalisations peut se faire par l’analyse périodique des écarts entre les réalisations et les prévisions de trésorerie, ce qui permet de prendre certaines décisions opérationnelles. Par exemple, le retard répété de règlement de certains clients (ou groupe de clients) devrait conduire à revoir la politique de recouvrement.
Conclusion
Drawing up cash flow forecasts, especially in these times of crisis, can prove to be a key factor in the success of your business. The managers in charge will need to collect all relevant information as exhaustively as possible, and monitor achievements as they occur. They must use it as a decision-making and negotiation tool with partners.
About Moore Senegal
Moore Sénégal is a human-scale auditing and consulting firm with services tailored to the needs of businesses. Our chartered accountants and consultants have held finance management positions and have been confronted with cash management issues. They can provide you with pragmatic advice and the right tools.
