Defining objectives
Pour devenir un véritable outil de gestion, le budget doit impérativement refléter la stratégie de l’entreprise, avec des objectifs clairement définis par le dirigeant.
Élaborer un budget en se contentant de fixer la progression globale de chiffre d’affaires souhaitée est une lourde erreur. L’entreprise doit au contraire définir avec précision ses objectifs de vente pour chaque marché, chaque secteur d’activité, et idéalement chaque ligne de produit et chaque segment de clientèle. Mieux ce découpage sera fait, mieux on pourra par la suite évaluer les charges prévisionnelles.
- Draw up a timetable with precise deadlines
The key to success in preparing and finalizing your budget on time is to draw up a timetable setting out the deadline for validation. The timetable should set out the main stages of the budget phase, with the tasks of each player in the process, as well as the preparation times. For each stage, the document to be produced must be defined.
The schedule can be drawn up in a spreadsheet (Excel for example) or with project management software (MS Project is a commonly used tool).
The calendar will be the ‘roadmap’ for all participants in the budgeting process.
- Raising awareness
There's no point in setting a timetable if it isn't circulated and accepted by all those involved. To obtain the support and relevant contribution of all stakeholders, a kick-off meeting should be held in plenary session, bringing together all players: commercial, technical, administrative...
This is the ideal time to obtain feedback on the preparation of the previous year's budget, and to take stock of interim results.
- Set up a procedure laying down the rules
It is important to define rules that are known to all. In particular, budget preparation procedures must define deadlines, content, ratios and comments to be made.
La pierre angulaire de l’édifice d’un bon budget prévisionnel est la » note de cadrage « . Avec elle, le dirigeant détermine les grandes lignes directrices du budget à élaborer. Il s’agit de décliner les principaux objectifs, fixés en termes quantitatifs (progression du chiffre d’affaires, niveau de marge, évolution des charges salariales), mais aussi qualitatifs (taux de fidélisation de la clientèle, niveau de qualité des produits). A défaut, la démarche pourrait jouer contre l’intérêt de l’entreprise. Le directeur commercial pourrait, par exemple, être tenté de réaliser ses objectifs de chiffre d’affaires au détriment de la qualité des produits livrés et du service après-vente, le responsable d’un secteur d’activité d’atteindre son objectif de marge nette en supprimant toute formation à ses collaborateurs, etc.
Dès qu’elle est finalisée, la note de cadrage doit être transmise à tous les responsables de l’entreprise. C’est ensuite à chacun d’eux de déterminer, toujours dans le respect de ces grandes lignes, ses propres objectifs ainsi que les moyens humains et matériels nécessaires pour les atteindre. Afin de rester réaliste et cohérent, ce processus doit reposer sur la concertation et un large échange d’informations. D’abord entre le dirigeant et chaque manager, bien entendu. Mais aussi entre managers : il serait absurde que le directeur commercial détermine son » enveloppe » sans en discuter avec le directeur de la production, et réciproquement.
Cette méthode a un autre avantage primordial : chaque responsable de service élaborant lui-même son budget, il doit légitimement s’engager à le respecter. Un vrai budget prévisionnel, c’est un contrat signé par tous ceux qui ont participé à sa construction.
- Involve business stakeholders: sales, technical managers, etc.
Budgeting is not just a matter for financiers. The different elements of a budget :
- sales volume ;
- sales margin ;
- investments ;
must be prepared by the people concerned. Responsible persons are to be appointed as RC - Responsibility Center managers.
Chaque service doit établir un budget, y compris les services support : gestion du personnel, comptabilité… Ce que beaucoup d’entreprises oublient. Par ailleurs, des tensions peuvent opposer les responsables des différents services, notamment à propos de la répartition des moyens matériels et humains. Il revient à la direction de les gérer et de rendre les arbitrages tout en préservant une certaine harmonie.
Lire l’article sur les prévisions de trésorerie
- Setting realistic assumptions
To draw up a budget, you need to start from realistic assumptions:
- economic growth in the country; ;
- market growth in your sector
- changes in global indicators (exchange rates, oil prices, etc.);
- political developments in the country
These assumptions will enable you to add value to your forecasts and measure the consistency of your figures. Indeed, sales growth forecasts in a market in recession may seem unrealistic.
In this section, you'll need to take into account any changes in the sector or sectors of the economy that could have a significant impact on your business, such as the bankruptcy or difficulties of a major company, or a sector in crisis (national or international).
Economic data are published by the Statistics Directorate or by embassy economic missions. The World Bank also publishes economic and sectoral data.
- Seasonalization: what's it all about?
The best way to do this is to make a clean sweep of the past each year, and build your projected income statement from scratch. However, it is acceptable to start from the last budget and recent data (at the end of September, for example).
Ideally, the budget should be drawn up on a monthly basis, either on a linear basis (annual budget divided by 12 months) or by taking into account the seasonal effects of activities (‘seasonalized’ budget). Seasonalization must take into account the coefficients of variation observed in previous years.
This monthly reporting system enables regular monitoring, and enables us to draw management's attention to any slippage.
- Manage and monitor projects
Ideally, achievements should be tracked against the budget on a monthly basis, so that deviations can be detected in good time and corrective action taken.
Le budget est terminé. Il s’agit maintenant de l’exploiter au mieux, pour en faire un outil de pilotage efficace tout au long de l’exercice.
How?
En comparant régulièrement (par exemple chaque mois) les performances réalisées avec celles budgétées, sur la base de quelques indicateurs soigneusement choisis. Ce qui importe, c’est de savoir analyser la cause des écarts, et surtout de réagir vite pour contrer les dérives.
These days, budget tracking software is a must if you want to avoid any surprises. The system must be able to detect, at the time of purchase, whether the purchase is likely to exceed the budget. It will then be up to you to decide whether or not to go over budget, and to continue the process.
Toutefois, si les réalisations effectives dérapent fortement par rapport aux prévisions, n’hésitez pas à pratiquer ce que les experts appellent des » budget réaménagé » ou budget update. Autrement dit, établissez un nouveau budget plus conforme à la réalité, qui annule et remplace le précédent. Et revoyez les objectifs assignés à vos équipes. A défaut, le processus budgétaire perdrait toute crédibilité à leurs yeux.
To conclude
‘Managing is forecasting’: setting objectives and translating them into financial terms is becoming a necessity for every company. The whole company must be mobilized to draw up the budget and monitor achievements. The company's survival depends on it. Having expert support at the outset and a management tool are no longer a ‘nice to have’ but a ‘must have’.
About Moore Senegal
We help finance departments to set up and manage budgets, and implement the Odoo budget control solution and dashboards for effective management of objectives.
