8 conseils pour bien préparer son budget

Pour devenir un véritable outil de gestion, le budget doit impérativement refléter la stratégie de l'entreprise, avec des objectifs clairement définis par le dirigeant.
Élaborer un budget en se contentant de fixer la progression globale de chiffre d'affaires souhaitée est une lourde erreur. L'entreprise doit au contraire définir avec précision ses objectifs de vente pour chaque marché, chaque secteur d'activité, et idéalement chaque ligne de produit et chaque segment de clientèle. Mieux ce découpage sera fait, mieux on pourra par la suite évaluer les charges prévisionnelles.

La clé de réussite pour préparer et finaliser son budget dans les délais est d’établir un calendrier fixant la date limite de validation. Le calendrier doit ainsi fixer les principales étapes de la phase budgétaire avec les tâches de chaque intervenant dans le processus ainsi que les durées de préparation. Pour chaque étape, le document à produire doit être défini.
Le calendrier peut être établi sous tableur (Excel par exemple) ou avec un logiciel de gestion de projet (MS Project est un outil couramment utilisé).
Le calendrier sera la ‘feuille de route’ pour tous les participants au processus budgétaire.

Rien ne sert de fixer un calendrier s’il n’est pas diffusé et accepté par les intervenants. Pour obtenir l’adhésion et la contribution pertinente des acteurs, il conviendra de lancer de façon plénière une réunion de démarrage rassemblant tous les acteurs : commerciaux, techniques, administratifs...
 
C’est un moment privilégié pour obtenir un feed-back sur la préparation du budget de l’exercice précédent et faire le point sur les résultats intermédiaires.

Il est important de définir les règles connues de tous. Les procédures d’élaboration du budget doivent notamment définir les délais, le contenu, les ratios, les commentaires à apporter.
La pierre angulaire de l'édifice d’un bon budget prévisionnel est la " note de cadrage ". Avec elle, le dirigeant détermine les grandes lignes directrices du budget à élaborer. Il s'agit de décliner les principaux objectifs, fixés en termes quantitatifs (progression du chiffre d'affaires, niveau de marge, évolution des charges salariales), mais aussi qualitatifs (taux de fidélisation de la clientèle, niveau de qualité des produits). A défaut, la démarche pourrait jouer contre l'intérêt de l'entreprise. Le directeur commercial pourrait, par exemple, être tenté de réaliser ses objectifs de chiffre d'affaires au détriment de la qualité des produits livrés et du service après-vente, le responsable d'un secteur d'activité d'atteindre son objectif de marge nette en supprimant toute formation à ses collaborateurs, etc.
 
Dès qu'elle est finalisée, la note de cadrage doit être transmise à tous les responsables de l'entreprise. C'est ensuite à chacun d'eux de déterminer, toujours dans le respect de ces grandes lignes, ses propres objectifs ainsi que les moyens humains et matériels nécessaires pour les atteindre. Afin de rester réaliste et cohérent, ce processus doit reposer sur la concertation et un large échange d'informations. D'abord entre le dirigeant et chaque manager, bien entendu. Mais aussi entre managers : il serait absurde que le directeur commercial détermine son " enveloppe " sans en discuter avec le directeur de la production, et réciproquement.
 
Cette méthode a un autre avantage primordial : chaque responsable de service élaborant lui-même son budget, il doit légitimement s'engager à le respecter. Un vrai budget prévisionnel, c'est un contrat signé par tous ceux qui ont participé à sa construction.

Le budget n’est pas l’affaire uniquement des financiers. Les différents éléments du budget :

doivent être préparés par les personnes concernées. Les responsables doivent être nommés comme responsables de CR – Centre de Responsabilité.
 
Chaque service doit établir un budget, y compris les services support : gestion du personnel, comptabilité... Ce que beaucoup d'entreprises oublient. Par ailleurs, des tensions peuvent opposer les responsables des différents services, notamment à propos de la répartition des moyens matériels et humains. Il revient à la direction de les gérer et de rendre les arbitrages tout en préservant une certaine harmonie.
 
Lire l'article sur les prévisions de trésorerie

Pour élaborer son budget, il faut partir d’hypothèses réalistes notamment :

Ces hypothèses permettront de valoriser vos prévisions et de mesurer la cohérence des chiffres. En effet, des prévisions de croissance de votre chiffre d’affaires dans un marché en récession peuvent paraître peu réaliste.
 
Il convient de prendre en compte dans cette partie de l’évolution du secteur et des secteurs de l’économie pouvant avoir un impact significatif sur votre activité : faillite ou difficulté d’une entreprise importante, secteur en crise (national ou international), etc.
Des données économiques sont publiées par la Direction de la statistique ou par les missions économiques des ambassades. La Banque Mondiale publie également ces données économiques ou sectorielles.

La meilleure méthode à suivre est de faire véritablement table rase du passé chaque année pour construire de cette façon son compte de résultat prévisionnel en repartant de zéro. Il est toutefois admis de partir du dernier budget et des données récentes (à fin septembre par exemple).
 
Le budget est idéalement mensualisé, soit de manière linéaire (budget annuel divisé par 12 mois) ou en tenant compte des effets saisonniers des activités (budget ‘saisonnalisé’). La ‘saisonnalisation’ doit tenir compte des coefficients de variation, constatés les années précédentes.
Cette mensualisation permet le suivi régulier et d’attirer l’attention de la direction sur les dérapages.

Le suivi des réalisations par rapport au budget est idéalement mensuel afin de détecter à temps les écarts et corriger le tir.
 
Le budget est terminé. Il s'agit maintenant de l'exploiter au mieux, pour en faire un outil de pilotage efficace tout au long de l'exercice.
 
Comment ?
En comparant régulièrement (par exemple chaque mois) les performances réalisées avec celles budgétées, sur la base de quelques indicateurs soigneusement choisis. Ce qui importe, c'est de savoir analyser la cause des écarts, et surtout de réagir vite pour contrer les dérives.
 
Avoir un logiciel de suivi budgétaire devient incontournable de nos jours si on veut éviter toute surprise. Le système doit pouvoir détecter au moment de réaliser les achats, si l’achat ne risque pas de faire dépasser le budget. Il vous appartiendra de décider de l’opportunité d’un tel dépassement et de continuer le processus.
 

Logiciel de contrôle budgétaire

En savoir plus

 
Toutefois, si les réalisations effectives dérapent fortement par rapport aux prévisions, n'hésitez pas à pratiquer ce que les experts appellent des " budget réaménagé" ou budget update. Autrement dit, établissez un nouveau budget plus conforme à la réalité, qui annule et remplace le précédent. Et revoyez les objectifs assignés à vos équipes. A défaut, le processus budgétaire perdrait toute crédibilité à leurs yeux.
 
Pour conclure
‘Gérer c’est prévoir’ ; se fixer des objectifs et les décliner sur le plan financier devient nécessaire pour toute entreprise. Toute l’entreprise doit se mobiliser pour élaborer le budget et suivre les réalisations. La survie de l’entreprise y dépend. Disposer d’un accompagnement par des experts au début et d’un outil de pilotage ne sont plus un ‘nice to have’ mais un ‘must have’.
 
A propos de Moore Sénégal
Nous accompagnons les directions financières à mettre en place et piloter les budgets et mettons en place la solution Odoo contrôle budget et des tableaux de bord pour un pilotage efficace des objectifs.