Réaliser l’inventaire physique des immobilisations : les bonnes pratiques

Réaliser l’inventaire physique des immobilisations : les bonnes pratiques

Ibrahima GUEYE

Point de départ : le fichier des immobilisations
Il est essentiel de disposer d’un fichier des immobilisations de qualité avant de réaliser l’inventaire physique des immobilisations. Un bon fichier des immobilisations facilite également les opérations de réconciliation après l’inventaire.
Un fichier des immobilisations de qualité doit contenir au moins les informations suivantes :
  • Un libellé clair, détaillé : nous rencontrons souvent dans nos missions d’inventaire des immobilisations des libellés peu clairs ne facilitant pas l’identification des immobilisations. Par exemple : divers mobiliers, achat et installation matériels techniques… Le fichier des immobilisations doit avoir des libellés correspondant à l’existant physique : bureau, chaise, split… Cela vous permettra de savoir ce qu’il faut inventorier sur le terrain et quelle appellation retenir
  • Des lignes éclatées : éviter de regrouper les immobilisations sur une seule ligne. Par exemple 10 ordinateurs portables ; cela ne vous facilitera pas la sortie si, durant l’inventaire, la quantité inventoriée ne coïncide pas avec la quantité théorique ;
  • Des frais accessoires liés au principal : les frais accessoires d’achat doivent être rattachés à l’immobilisation principal. Nous voyons souvent des lignes d’immobilisations relatives à des droits de douane, transport, frais d’installation… qui sont amorties séparément de l’immobilisation principale. Cette pratique ne permet pas un suivi du coût global de l’immobilisation et la sortie.
  • Une localisation : idéalement, l’immobilisation doit être localisée au sein de l’entreprise. Vous pouvez utiliser le nom du service, le détenteur ou le bureau.
  • Une codification de chaque ligne d’immobilisation ; cela peut être la codification automatique du logiciel de gestion des immobilisations
 
L’incontournable : le marquage avec étiquettes code-barre inarrachable
Les immobilisations doivent être marquées pour prouver l’appartenance à la société et faciliter les inventaires ultérieurs. Nous rencontrons souvent des immobilisations marquées à l’aide de Dymo, marqueur indélébile, étiquette papier…. Au-delà de l’esthétique, ce type de marquage comporte des inconvénients :
  • L’étiquette peut être enlevée facilement ;
  • Le marquage peut s’effacer avec le temps ;
  • Cela ne facilite pas forcément un inventaire régulier ou tournant des immobilisations
  • Etc.
Les étiquettes code-barres inarrachables vous permettent :
  • De prouver l’appartenance de l’immobilisations à l’entreprise (avec le logo, une mention spécifique…)
  • De faciliter un inventaire régulier avec un lecteur code-barre connecté à un logiciel d’inventaire des immobilisation (voir notre solution Contrôle de l’inventaire)
  • De réconcilier plus facilement l’inventaire physique avec le fichier théorique des immobilisations.
 
Les outils d’inventaire physique des immobilisations
Vous pouvez, bien sûr, utiliser des feuilles de comptage et de collecte des immobilisations sur le terrain. Toutefois, l’exploitation et la consolidation seront fastidieuse : les éléments inventoriés ne sont pas orthographiés de la même manière, lisibilité si les feuilles de comptage sont manuscrites…
Il existe aujourd’hui des outils modernes de collecte et de marquage des immobilisations : logiciel embarquant la nomenclature des immobilisations à inventorier avec la collecte de toutes les informations pertinentes relatives aux immobilisations. En effet, le comptage ne doit pas se limiter à recenser le nombre mais à collecter également des informations pertinentes sur l’immobilisations : marque, série, puissance… qui permettront d’avoir des statistiques sur vos biens.
Idéalement, les équipes d’inventaire doivent disposer d’étiquettes code-barres, d’un lecteur et d’un logiciel de collecte pour faciliter le comptage.

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L’organisation et la planification
Sur ce plan, les entreprises sont relativement bien organisées :
  • Composition d’une équipe (ou commission) d’inventaire. Il faut toutefois faire attention sur l’équipe et prendre des personnes qui connaissent bien les équipements (techniques) et former les personnes (souvent des stagiaires) à la méthodologie d’inventaire ;
  • Diffusion d’une note d’information précisant les dates de passage des équipes d’inventaire ;
  • Instructions d’inventaire
 
La méthode : à l’aveugle de préférence
Comme pour les stocks, il est préférable de réaliser l’inventaire physique des immobilisations à l’aveugle et non à partir du fichier comptable. Cette méthode présente l’avantage de la rapidité et permet d’assurer l’exhaustivité du comptage et d’éviter des omissions.
Dans cette méthode, il convient de bien faire attention à ce qui va être inventorié ; ceci est défini lors de la formation des équipes et en fonction des règles de capitalisation des dépenses d’investissements.
 
Le déroulement de l’inventaire
Deux cas peuvent se présenter : vos immobilisations ont déjà une étiquette code-barre ou non
  • Si vos immobilisations sont déjà étiquetées avec une étiquettes code-barres et vous disposez d’un fichier avec ces codes-barres, l’inventaire sera bien facile. Avec notre application d’inventaire des immobilisations, vous réalisez rapidement l’inventaire par lecture des étiquettes posées sur les biens. Notre application vous permet tout de suite de mettre à jour le bien : localisation, l’état… A la fin de l’inventaire physique, vous pouvez éditer l’ensemble des biens qui sont censés être présents dans l’entreprise et ceux qui ne le sont pas. Vous dégagez rapidement les écarts d’inventaire pour les analyser et prendre une décision.
  • Si vos immobilisations ne sont pas étiquetées, c’est l’occasion de le faire au moment de l’inventaire.
 

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Le contrôle et la fiabilisation du comptage
A la fin de l’inventaire, idéalement, des fiches d’inventaire doivent être éditées au moins pour les bureaux et les occupants, responsables ou détenteurs doivent vérifier et les signer. La signature d’une fiche d’inventaire permet de responsabiliser le personnel quant à la garde des actifs.
 
Conclusion
L’inventaire physique des immobilisations bien préparé, avec une équipe outillée (bien formée avec un logiciel et étiquettes code-barres) peut s’avérer un ‘jeu d’enfant’ et peut être même réalisé tous les ans suivant la taille de l’entreprise.

A propos de Moore Sénégal
Moore Sénégal est un cabinet d’audit et de conseil à taille humaine avec des services répondant aux besoins des entreprises. Nous disposons d'une expertise avérée en inventaire des immobilisations : plus de 50 missions réalisées, un outil d'inventaire et de contrôle des immobilisations et une équipe dédiée pour vos projets