La comptabilité 3.0 est arrivée : comment le progiciel comptable Odoo peut changer la vie des directions financières et des chefs d’entreprise en leur permettant d’avoir une information fiable pour la prise rapide de décision.
Lors de nos déploiements ou présentations du progiciel de gestion Odoo, nous sommes souvent confrontés à une petite ‘résistance’ de la part des comptables qui pensent que leurs postes seront menacés si le progiciel est installé. Il n’en est rien ; toutefois, la mise en place d’un tel progiciel entraine des changements dans la manière de travailler des comptables ; ces derniers doivent effectuer plus de contrôle, d’analyse et ‘faire parler’ les chiffres.
La comptabilité dans les logiciels ‘purement comptables’
Les comptables d’entreprise dans la plupart des entreprises au Sénégal (voire en Afrique francophone) utilisent les logiciels « purement comptables », en général, appris à l’école et utilisés par la plupart des PME.
Cette utilisation depuis des années, avant l’arrivée des ERP abordables, a entrainé, à notre avis, une déformation de la fonction de comptable.
Dans cet univers, le logiciel comptable est uniquement maîtrisé par les comptables, qui, de ce fait, disposent d’un certain pouvoir (ils détiennent l’information). Le chef d’entreprise, pour avoir ses chiffres doit attendre que toutes les opérations soient ‘saisies’ correctement, les rapprochements bancaires effectués, les lettrages effectués…
Dans ce schéma, le comptable reçoit les documents (factures, pièces…) procède à l’imputation comptable (que lui seul peut faire), effectue son classement. La comptabilité n’est pas forcément à jour du fait du nombre important parfois de pièces à traiter. Le risque d’erreur de saisie ou d’imputation est élevé ; il peut même exister des différences d’interprétation entre comptables au sein de la même entreprise.
Dans pareil cas, la comptabilité est isolée du reste de l’organisation et devient quasiment une ‘boite noire’, sans lien avec les autres fonctions de l’entreprise.
L’approche comptable dans les ERP
Dans le monde des ERP (pour Entreprise Ressource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré), les opérations de l’entreprise sont étroitement liées entre elles ; l’information est saisie une fois et partagée avec les différentes parties pertinentes. L’information est disponible en temps réel et « transformée » une fois arrivée à la comptabilité ; il n’est pas nécessaire de resaisir les informations car elles sont déjà encodées à l’origine.
Un ERP change complètement la façon traiter l’information comptable au niveau de l’entreprise et facilite la circulation de cette information. L’ERP, bien paramétré, permet d’obtenir des informations à priori, plus fiables et normalement, disponibles en temps réel pour une prise de décision.
L’approche comptable dans Odoo
Deux concepts changent fondamentalement l’approche des comptables : la saisie de pièces comptables et les rapprochements bancaires.
La ‘saisie’ comptable avec les logiciels comptables du marché
Les comptables adorent ce terme ‘saisie’ de pièces. Il leur faut effectivement la pièce comptable (facture, quittance…) reçue physiquement ; après analyse de l’opération, il détermine le compte approprié, comptabilise l’opération dans les journaux comptables qu’eux seuls connaissent, reporte le numéro de pièce comptable donné par le logiciel sur le document pour bien retrouver plus tard le justificatif en cas d’audit et enfin, classe la pièce dans un chrono (qui en général, correspond au journal comptable). ! Ouf c’est fini en attendant le paiement.
Au moment du paiement, le comptable récupère également la pièce de règlement et comptabilise l’opération.
La ‘saisie’ comptable est réduite dans Odoo
Il n’y a pas véritablement de ‘saisie’ comptable dans Odoo. La ‘saisie’ des factures fournisseurs, clients, encaissements et décaissements est effectuée à travers un formulaire paramétré avec les configurations comptables.
Ainsi, pour saisir une facture fournisseurs, il faut juste sélectionner : le nom du fournisseur, la référence de la facture, la date. Ensuite, sélectionner l’article acheté chez le fournisseur, le prix unitaire, la quantité.
Tout réside dans le paramétrage de l’article (c’est le rôle du comptable) : à chaque article (n’importe lequel – service, produits stockables, consommable), est relié un compte de charge ou de produit et un compte de taxe (TVA, retenue 5%, BNC…). Ainsi, à la sélection d’un article (exemple électricité), le compte de charge est automatiquement renseigné ainsi que les taxes (si déductibles) et les montants TTC. Cela évite ainsi les erreurs d’imputation comptable et les divergences d’interprétation entre comptable. Cette ‘saisie’ peut être effectuée par des non comptables mais les paramétrages préalables doivent être effectués par des comptables.
Dans ce schéma, les comptables doivent s’assurer par exemple que le contrôle interne est bien en place (vérification conformité commande et facture) et vérifier les conditions de validité de la facture fournisseur (mentions obligatoires).
L’établissement des états de rapprochement bancaire
Véritable outil de contrôle interne permettant de détecter une éventuelle fraude ou malversation, les états de rapprochement bancaire sont souvent établis sous Excel ; la personne chargée de les établir édite les grands livres des comptes bancaires et ‘pointe’ les mouvements avec le relevé bancaire. Les mouvements non pointés sont ensuite reportés en suspens sur l’état de rapprochement bancaire sur la feuille Excel ; aucun écart de rapprochement n’est toléré (l’arbre peut cacher la forêt).
Le rapprochement bancaire dans Odoo
Le rapprochement bancaire dans Odoo est facilité par l’importation (format CSV simple) du relevé bancaire. Le pointage est effectué directement dans Odoo entre les opérations du relevé et celles de la comptabilité. Un rapprochement semi-automatisé est proposé.
A l’issue du pointage entre la comptabilité et le relevé, les suspens sont automatiquement générés et figurent sur l’état de réconciliation bancaire, édité à partir de Odoo.
L’orientation future des comptables d’entreprise
Les comptables d’entreprise ont certainement compris que la manière de tenir la comptabilité a complètement changé ; on ne doit plus parler de ‘saisie’ mais de contrôle et d’analyse des opérations. Le comptable doit se détacher des opérations routinières sans réelle valeur ajoutée et se consacrer plus au contrôle interne comptable, à l’analyse des chiffres. Il doit se positionner comme le conseiller du DAF, du chef d’entreprise en mettant à disposition des données fiables, en temps réelle pour une bonne prise de décision.
Les ERP actuels du marché et notamment le progiciel Odoo peut aider à réaliser cette transformation de la fonction comptable.
A propos de Moore Sénégal
Moore Sénégal Consulting est partenaire de l'éditeur Odoo depuis 10 ans et a déployé la solution chez plusieurs clients au Sénégal et dans la sous-région. La particularité de notre approche réside dans le fait de disposer de consultants certifiés Odoo et disposant d’une expertise métier : expert-comptable, contrôleur de gestion, analyse, consultant en ressources humaines… Nous développons également des modules adaptés aux besoins des entreprises au Sénégal.