Les entreprises peuvent réaliser d’importantes dépenses d’investissements et de maintenance mais ne prêtent pas une attention particulière à la gestion comptable de ces investissements. Savez-vous qu’une mauvaise gestion comptable des investissements peut vous faire perdre de l’argent ?
Nous prodiguons 5 conseils en ce sens suite à nos différentes
missions d’accompagnement dans la gestion des actifs immobilisés.
- Disposer d’un fichier des immobilisations fiables
- Des procédures claires et respectées et une organisation adaptée
- Faire adhérer les équipes (technique, administration, comptabilité…)
- Disposer d’un système d’information (pas complexe)
- Réaliser régulièrement l’inventaire des immobilisations
Disposer d’un ‘bon’ fichier fiable et à jour
La base d’une bonne gestion des immobilisations est l’existence d’un ‘bon’ fichier des immobilisations. Nous rencontrons souvent dans les fichiers des immobilisations les faiblesses suivantes qui peuvent avoir des conséquences financières (manque à gagner) pour l’entreprise.
- Des lignes regroupées : par exemple achat de divers mobiliers de bureau
- Des frais accessoires non rattachés à l’immobilisation principale
- Des erreurs d’imputation comptable suivant la nature et par conséquent, un taux d’amortissement erroné
- Des erreurs de calcul d’amortissement
- Une absence de documentation (pièce justificative) des lignes d’immobilisations.
Ces pratiques peuvent avoir des conséquences néfastes sur la gestion de l’entreprise.
Conséquence fiscale
Un fichier des immobilisations qui n’est pas bien tenu, comportant des erreurs d’imputation peut entrainer un manque à gagner notamment sur le plan fiscal, s’il existe une fiscalité basée sur ces immobilisations. Au Sénégal, le fait de comptabiliser un matériel dans les comptes aménagements, peut avoir un impact direct sur le calcul de la CEL VL (Contribution Economique Locale – Valeur Locative). Il est par conséquent important d’éviter des erreurs d’imputation comptables. De même, la correcte localisation de l’immobilisation dans le fichier des immobilisations peut aider à faciliter les déclarations dans les communes concernées et éviter un redressement en ce sens.
Conséquence sur les coûts (comptabilité analytique)
Le calcul des coûts, s’il prend en compte les amortissements, peut être erroné si les immobilisations ne sont pas correctement affectées au centre de coût concerné.
Conséquence sur la prime d’assurance
Lorsque le fichier des immobilisations n’est pas à jour ou mal tenu, le calcul de la prime d’assurance, basée sur les immobilisations, peut être erroné et préjudiciable à l’entreprise.
Conséquence sur la valeur de l’entreprise
La valorisation de l’entreprise basée sur l’actif de l’entreprise peut être sous ou surévaluée si le fichier des immobilisations n’est pas à jour. Cela peut préjudice au vendeur ou induire en erreur l’acquéreur. Lors de nos missions de due-diligence, il est arrivé d’émettre de sérieuses réserves sur le fichier des immobilisations, remettant en cause parfois la valeur déclarée du cédant.
Des procédures de gestion des immobilisations claires et appliquées
Il est essentiel au sein de votre entreprise, de disposer de procédures claires, diffusées et appliquées par tous les acteurs. De telles procédures doivent décrire à minima :
- Les règles d’évaluation et de comptabilisation
- Les règles de capitalisation (distinction entre immobilisation, stocks et charges)
- Les procédures d’entrée dans le patrimoine, de transfert et de sortie.
Un engagement des équipes techniques et comptables
Il est pour nous essentiel d’avoir une collaboration parfaite les départements techniques et les services financiers pour avoir l’information notamment sur les mises en service d’immobilisations ou les mises au rebut. Il arrive en effet que les services techniques procèdent à des mises au rebut sans informer les services comptables entrainant ainsi une surévaluation de la valeur brute des immobilisations.
Par ailleurs, la collaboration entre les services techniques et financiers est également importante dans la mise en place de l’approche par composants. En effet, il sera difficile au service financier et comptable seul de procéder à une telle décomposition sans l’aide des services technique. L’avis d’un spécialiste, de ceux qui connaissent et utilisent les actifs concernés est plus qu’important.
Un système d’information efficace
Sans aller dans des logiciels complexes et couteux, l’entreprise doit avoir un système d’information lui permettant de ‘capter’ les informations essentielles du cycle de vie de l’immobilisation : la mise en service, le transfert et la sortie d’immobilisation.
Des logiciels simples existent mais il faut avoir également les supports d’information : bon d’entrée, fiche de transfert, fiche de sortie… Ces documents peuvent être digitalisés.
Réaliser régulièrement l’inventaire des immobilisations
L’Acte Uniforme relatif au Droit Comptable et Information Financière (AUDCIF) exige à toutes les entreprises de dresser, chaque année, un inventaire physique de l'ensemble des éléments de leur patrimoine et d’en présenter une image fidèle dans leurs états financiers.
Réaliser annuellement un inventaire complet des immobilisations peut s’avérer lourd et coûteux, surtout si les recommandations précédentes ne sont pas en place.
Certaines entreprises organisées nous confient leur inventaire périodioque avec un coût réduit ; elles ont en effet suivi nos recommandations lors des inventaires précédents.
Il est en effet possible de réaliser des inventaires tournants des immobilisations (comme pour les stocks) suivant un cycle à définir. Cet inventaire tournant, bien organisé, permet un gain de temps lors de l’inventaire complet.
A propos de Moore Sénégal
Moore Sénégal est spécialisé dans la réalisation d’inventaire physique des immobilisations et la mise en place d’un système de gestion (procédures, logiciel…).
Nous avons réalisé plusieurs missions dans tous les secteurs et pour le compte de multinationale, PME et TPE au Sénégal et à l’étranger. Nous disposons d’une équipe dédiée à cette activité et avons développé un logiciel spécifique.
Nous organisons régulièrement des webinaires sur le thème. Inscrivez-vous à notre newsletter pour être informé.