La clôture comptable dans Odoo en 12 étapes

La clôture comptable dans Odoo en 12 étapes

Odoo est un outil très flexible, intuitif, innovant et adapté à vos besoins de tenue d’une comptabilité à temps réel. C’est pourquoi faire la clôture comptable dans Odoo est un processus ou un traitement très simple qu’on détaille ci-après en 12 étapes. 

  1. S’assurer de la comptabilisation de toutes les factures 

A partir du tableau de bord de la comptabilité, il est possible de retrouver facilement des factures clients ou fournisseurs non encore validées (voir capture d’écran ci-dessous. Après les vérifications nécessaires, la comptabilisation de ces factures se fait en masse quel que soit leur nombre. 

  1. Effectuer votre rapprochement bancaire 

Etant un outil clé de contrôle interne dans le processus de clôture, le rapprochement bancaire permet de pointer le relevé bancaire avec la comptabilité grâce à une proposition de lettrage très poussée. Le moteur du rapprochement effectue une combinaison sur les montants, les tiers, les libellés avec la possibilité de recherche sur plusieurs critères. Il est aussi possible de visualiser le détail des écritures comptables, d’imputer les lignes du relevé qui ne sont pas encore comptabilisées ou de faire des annotations sur les suspens. 

Image2-(1).png

  1. Passer les écritures de valorisation du stock 

Avec Odoo les écritures de stocks sont passées automatiquement en comptabilité si la configuration « inventaire permanent » est activée : tout mouvement de stock (entrée, sortie, inventaire) génère une écriture de variation de stock selon les règles FIFO ou CUMP. Après l'inventaire annuel des stocks, les écarts sont également comptabilisés lorsque le stock final physique est saisi. Les comptes de stock sont automatiquement mis à jour et correspondront aux stocks physiques. 

Si la méthode de valorisation manuelle est configurée, le stock final est saisi manuellement dans Odoo. Il est important dans ce cas de comparer la valorisation du stock sur la base de l’inventaire physique valorisé et validé.

  1. Vérifier les amortissements des immobilisations 

Les amortissements sont complètement automatisés dans Odoo. A partir de la saisie des factures de fournisseur d’immobilisations, les fiches individuelles des actifs sont générées avec leur plan d’amortissement. Les écritures d’amortissements sont comptabilisées automatiquement selon la périodicité configurée (mensuelle, annuelle, etc).  

Image3-(2).png

Lors de l’arrêté comptable, il suffit de vérifier que les amortissements de la période sont comptabilisés et d’éditer le tableau des amortissements 

  1. Gérer la séparation des exercices - Cut-off 

« Le principe de séparation des exercices stipule que les exercices comptables sont indépendants les uns des autres. Ainsi, chaque exercice comptable doit contenir tous les éléments qui le concernent, mais seulement les éléments qui le concernent. ». 

Avec Odoo, il est possible de passer les écritures de cut-off portant sur des factures clients ou fournisseurs qui chevauchent sur 2 périodes différentes à l’aide d’un masque de saisie après avoir renseigné la date de reconnaissance, le pourcentage du montant et le compte comptable.  Ces écritures sont comptabilisées au fur et à mesure de la réception des factures. 

Image4-(1).png

A la clôture de l’exercice, les comptes de charges constatés d’avance ou produits constatés d’avance sont juste édités pour contrôle.  

  1. Comptabiliser les provisions pour factures non parvenues 

Depuis les bons de commande d’achats approuvés et réceptionnés, il est possible de générer en un clic les écritures de provision relatives aux factures des fournisseurs non encore reçues et de programmer en même temps la date de leur extourne comptable (voir capture d’écran ci-après).  

Image5-(2).png

  1. Constater les écarts pertes ou gains de change 

Pour les sociétés qui effectuent des opérations en devise étrangère, Odoo passe automatiquement des écritures d’écart de change lors du règlement du client ou fournisseur selon le sens des opérations (gain ou perte). Sur la base des taux de conversions récupérés dans Odoo à partir des sites internet (xe.com par exemple). 
Image7-(2).png

Les fluctuations de change génèrent des pertes ou gains latent(e)s de change à constater au moment de la clôture avec le taux à la date de clôture. Cet écran ci-dessous permet de simuler et de passer l’écriture d’ajustement. 
 

  1. Passer vos opérations de taxes 

Odoo comptabilité permet d’éditer à la fin d’une période un rapport des taxes et de passer automatiquement l’écriture de déclaration des taxes. 

Image8-(2).png

  1. Lettrer vos comptes 

Lettrer facilement en « T » tous les comptes tiers avec une proposition automatique de lettrage basée sur les tiers, les comptes, les montants, etc. 

Image9.png

  1. Réviser et annoter vos comptes 

La revue des comptes est facilitée dans Odoo par un système d’analyse sur plusieurs axes de votre choix. Il n’est pas nécessaire d’imprimer les états à chaque fois; on peut utiliser directement les outils d’analyse avec la possibilité de faire des annotations sans sortir de Odoo.  

Si des erreurs d’imputation de comptes sont décelées, elles peuvent être corrigées en masse sur les différentes lignes concernées tout en gardant la traçabilité (chemin de d’audit).  

Vous pouvez également marquer certaines pièces comptables ‘A vérifier’ si des contrôles complémentaires sont nécessaires ou si l’opération nécessite une validation particulière. Une liste de ces opérations peuvent être affichées par la suite sur la base des filtres sur ce critère.

  1. Fermer les périodes comptables  

La date de verrouillage dans Odoo correspond à la date de clôture. Il permet d'interdire de comptabiliser des écritures comptables sur une période déjà revue et clôturée.
Il existe deux niveaux d’accès : vous pouvez bloquer l’accès aux écritures aux comptables et laisser l’accès à un ou plusieurs responsables. 
Image10-(2).png

  1. Reporter le résultat à nouveau 

Dans Odoo, il n’y pas d’opérations de fermeture et d’ouverture de périodes comptables ni de génération d’écritures dans les comptes de report à nouveau. 

Le « report à nouveau » est automatisé : le résultat de l’exercice est ‘affecté’ automatiquement dans un compte paramétré à cet effet (type de compte). Le résultat de l’exercice précédent est affecté lors de l’édition de la balance générale en renseignant les dates de début et de fin de la période.   

Conclusion 

La clôture comptable pour une entreprise peut être facilitée par la tenue d’une comptabilité à temps réel et l’utilisation d’outil et de logiciels comptables comme Odoo facilitant le traitement des opérations de clôture et le contrôle interne de l’information financière. 

En savoir plus